AVG

GKV WINSCHOTEN VREDESKERK
AVG
Artikel 9 Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Lid 2 Uitzonderingen op verbod
Sub D
de verwerking wordt verricht door een stichting, een vereniging of een andere instantie zonder
winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied werkzaam is, in
het kader van haar gerechtvaardigde activiteiten en met passende waarborgen, mits de verwerking
uitsluitend betrekking heeft op de leden of de voormalige leden van de instantie of op personen die in
verband met haar doeleinden regelmatig contact met haar onderhouden, en de persoonsgegevens
niet zonder de toestemming van de betrokkenen buiten die instantie worden verstrekt;
bron: download AVG HYPERLINK "https://www.pmpartners.nl/wp- content/uploads/2016/04/CONSIL_ST_5419_2016_INIT_NL_TXT-1.pdf"tekst, April 2018, Brussel
Vredeskerk
Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt), WINSCHOTEN
Privacyverklaring
Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt) "Vredeskerk"
Burg.Venemastraat 7a
9671AA, WINSCHOTEN
I. ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Voor de Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt) "Vredeskerk" in Winschoten is privacy en een veilige
omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het
gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen
van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke
persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft ook de rechten die een betrokkene
met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de
contactpersoon in de kerk is.
Over de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt
De organisatie van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt is gebonden aan specifieke (kerkelijke)
regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening
Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens
te verwerken.
De kerk informeert haar leden over de wijze waarop zij met vertrouwelijke persoonsgegevens moeten
omgegaan, maar kan niet verantwoordelijk worden gehouden wanneer handelingen van individuele
kerkleden een inbreuk op de privacy veroorzaken. Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoons-gegevens wordt omgegaan.
Daarom zorgt de Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt) “Vredeskerk”, Winschoten ervoor dat privacy
rechten en de gegevensbescherming van onze kerkleden op orde zijn door deze standaard te
beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is iedereen die betrokken is bij
de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij/zij
het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden verplicht tot geheimhouding daarvan.
Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de
Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt) “Vredeskerk”, Winschoten diverse beleidsmatige maatregelen
getroffen. Deze staan in bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en
organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen* heeft de
Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt) “Vredeskerk”, Winschoten de coördinatie van die waarborgen
belegd bij de kerkenraad, portefeuillehouder communicatie**. Om in contact te treden of een verzoek
conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene
Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met: scriba@gkvwinschoten.nl
* Overweging 78 bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
** De Gereformeerde Kerk (vrijgemaakt) “Vredeskerk”, Winschoten werkt niet op grootschalige basis
aan persoonsgegevens en is derhalve niet verplicht tot het aanstellen van een functionaris
persoonsgegevens.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene
Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
a. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege
de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of
te verstrekken aan een andere partij.
b. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen
aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen
van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
c. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
d. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Uw gegevens kunnen
worden gewijzigd als u van mening bent dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen
of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
e. Het recht op beperking van de verwerking.
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
f. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een
persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen in plaats van een geautomatiseerd bericht vanuit
een computersysteem.
g. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
h. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten kunt u contact opnemen met
de portefeuillehouder communicatie via één van de contact-gegevens hierboven vermeld. Voor
uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een verzoek richt aan de Gereformeerde
Kerk (vrijgemaakt) “Vredeskerk”, Winschoten, te bereiken via scriba@gkvwinschoten.nl
II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE.
Gezien de werking van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt vindt er in de Gereformeerde Kerk
(vrijgemaakt) “Vredeskerk”, Winschoten een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden
met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld
verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke
situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene Organisatie.
Situatie:
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze
vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat
ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze
verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden
namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna
worden de namen van verkiesbare personen mondeling en schriftelijk bekend gemaakt.
Welke gegevens zijn er bij betrokken:
Aan de gemeente worden de namen en voornamen c.q. voorletters van de verkiesbare personen
bekend gemaakt.
Grondslag:
De kerkelijke gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en
het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen
inrichtingsvrijheid.
Ledenadministratie.
Voor de ledenadministratie wordt er gebruik gemaakt van het softwarepakket Ekklesia van Efkasoft.
Ekklesia is een softwarepakket dat geen gebruik maakt van het internet. Dit pakket staat op de laptop
dat in bezit is van de scriba. Voor meer informatie: https://www.efkasoft.nl/ekklesia-algemeneinformatie/
Situatie: De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende
burgerlijke gegevens geregistreerd:
• Naam, voornaam c.q. voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
• geboortedatum;
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede
de volgende kerkelijke gegevens:
• Doop en datum en plaats;
• Belijdenis, datum en naam van gemeente/kerk waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
• kerkelijke inzegening van het huwelijk, datum naam van de gemeente/kerk waar de inzegening heeft
plaatsgevonden;
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap met vermelding
van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap.
Gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam
van de nieuwe gemeente;
• datum van overlijden; • datum van vertrek naar het buitenland;
• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap;
• datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk;
• datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te
zijn;
• datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk;
• de aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de wijk waartoe betrokkene
behoort;
Grondslag: De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK.
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente
diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het
gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Situatie: Er wordt 1 x per week een nieuwsbrief verzonden naar alle leden van de gemeente om hen
op de hoogte te brengen van de te houden kerkdiensten en 1x per 2 maanden het kerkblad (“Woord
en Wandel”) naar alle leden van de gemeente om hen op de hoogte te brengen van activiteiten in de
gemeente.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Naam, voornaam of voorletter(s), adres, woonplaats,
emailadres, telefoonnummer.
Grondslag: De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
Situatie: In het kerkblad staan gegevens van zieke kerkleden.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Naam, voornaam, voorletter(s), adres, woonplaats,
telefoonnummer, e-mailadres.
Grondslag: Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in het kerkblad heeft de gemeente
toestemming verkregen van de betrokkene.
Situatie:
Er wordt een fysiek jaargids uitgegeven. de Wegwijzer. De fysieke gids wordt aan gemeenteleden ter
hand gesteld via hun contactpersoon/ambtsdrager. Voor ontvangst moet worden getekend. De gids
kan tevens gedownload worden vanuit de beveiligde (intranet)omgeving.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Naam en voornaam c.q. voorletters; straatnaam,
huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, dooplid of
belijdend lid.
Grondslag: Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de
gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Situatie: Tijdens een kerkdienst worden in gebed of op andere manier namen van kerkleden
genoemd. De kerkdienst: Is publiekelijk te volgen via internet (kerkdienst gemist) of kerkradio of
opname welke later verspreid wordt.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Naam, voorletter(s) van broeders en zusters en gegevens
rondom ziekte en gezondheid.
Grondslag: De kerk verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te
weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar
omzien en hen op te dragen aan God.
Situatie: Er worden opnames gemaakt van kerkdiensten (live) die uitgezonden worden via internet
(zie bijlage 2 privacy protocol kerkdiensten via internet).
Wie zijn er bij betrokken: Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de
geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere
momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Grondslag: Om haar leden, overige kijkers en luisteraars in staat te stellen deze kerkdiensten mee te
maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en
haar gerechtvaardigd belang.
Situatie: Bij bezoekers van onze website worden cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die
op uw computer, telefoon of tablet worden geplaatst. Met het plaatsen van cookies kan informatie
worden verzameld of opgeslagen over het
websitebezoek. Wij willen graag weten hoeveel bezoekers we op onze website ontvangen en welke
pagina's het meest worden bezocht. Het kan ons helpen de website te verbeteren.
Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar
gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt
gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.
Situatie: Op onze website staan foto's (soms) met contactgegevens van
functionarissen/ambtsdrager(s) van de kerk.
Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te
weten: haar gerechtvaardigd belang om de gemeenschap te laten functioneren.
Situatie: Op onze website staan foto’s van bezoekers of een activiteit van de kerk. Grondslag: De
kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De
gemeente heeft toestemming verkregen van de duidelijk herkenbare personen om deze op de website
te plaatsen.
Situatie: Op onze website staan functionarissen van de kerk, zowel op een openbare pagina van
onze website als in de beveiligde omgeving van onze website, onder vermelding van: naam, functie,
adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te
weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten
functioneren.
Situatie: Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in de administratie. Na (telefonisch)
contact en aansluitend huisbezoek door een diaken.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: In de administratie worden opgenomen naam en voornamen
c.q. voorletter(s); straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en overige relevante gegevens,
zoals nadere afspraken over de hulp.
Grondslag: De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de
wereld en verwerken deze gegevens derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter
uitvoering van een overeenkomst/lidmaatschap van de kerk.
Situatie: Via de website van de kerk kan iedereen contact opnemen via een contactformulier waar
een aan te vinken optie aangebracht moet worden voor het geven van toestemming voor het
verwerken van de persoons-/contactgegevens. De gegevens die via het formulier binnenkomen
worden na behandeling verwijderd.
Welke gegevens zijn er bij betrokken: Gebruikers dienen naam, e-mailadres en telefoonnummer(s)
in te vullen.
Grondslag: De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen
opnemen en verwerken deze gegevens op basis van verkregen toestemming.
IV. BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden
bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar
alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
V. DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor
de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan: administratiekantoren,
bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails, internetdiensten (zoals cloudopslag)
Bijlage 1: Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met
persoonsgegevens. In de kerk is het aanspreekpunt m.b.t. bescherming persoonsgegevens, de
kerkenraad/scriba. De kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy-beleid (inclusief de privacyverklaring).
Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen bij intreding in de
positie/functie/ambt een bericht over het privacy beleid /privacy verklaring van de kerk en worden van
wijzigingen op de hoogte gehouden door de kerkenraad/scriba. De gemeenteleden worden via de
website en het kerkblad op de hoogte gehouden over het privacy beleid van de gemeente. De
privacyverklaring is op te vragen bij scriba@winschoten.gkv.nl
Bijlage 2:
Privacy protocol kerkdiensten op internet. Op dit moment worden de kerkdiensten via het internet verspreid.
Wanneer de wijze van uitzending wijzigt dan zal dit worden bekend gemaakt via de nieuwsbrief of
kerkblad (“Woord en Wandel“) nadat de kerkenraad van de
Gereformeerde Kerk vrijgemaakt (GKv) “Vredskerk” te Winschoten dat besloten
heeft. Voor dat doel hangen er in de kerk camera’s waarmee de diensten worden opgenomen en
uitgezonden. De uitzendingen van de kerkdiensten via internet bevatten beeld en geluid. Onze
beelden zullen dan grotendeels een (ingezoomd) beeld zien van de predikant op de preekstoel en
activiteiten op het podium/liturgisch centrum, afgewisseld met totaalbeelden van aanwezigen in de
voorste en middelste vakken van de kerkzaal tijdens het komen en gaan in de kerk. We maken geen
close-ups van aanwezigen. Verder filmen we het gaan en komen van de kinderen van de bijbelclub en
hun begeleiders tijdens de dienst en het binnenlopen van kerkbezoekers in de kerkzaal en het vertrek
na de dienst uit de kerkzaal. Uitzendingen zijn live en na de dienst voor iedereen te bekijken en te
downloaden via youtube.nl. In ons kerkgebouw en op de website zullen wij de bezoekers informeren
over het opnemen en uitzenden van de kerkdienst via internet. Bezoekers die zeker willen zijn dat ze
niet in beeld komen, kunnen plaatsnemen in één van de drie achterste vakken van de kerkzaal.
Gastpredikanten worden van tevoren ingelicht over de live uitzending. Dit protocol wordt op een
toegankelijke plek in het kerkgebouw neergelegd, verspreid onder de verantwoordelijken van camera
en geluid en gepubliceerd op de website. Heeft u bezwaren tegen de uitzending? Neem dan contact
op via het contactformulier op deze website.
Website
Op dit moment wordt er gewerkt aan het vernieuwen va de website. In de website worden de volgende
dingen verwerkt waar persoonsgegevens ten sprake komen:
In het contactformulier wordt het email-adres, de naam en het bericht in de database geplaatst.
Er is een overzicht van evenementen, voornamelijk kerkdiensten onder 'agenda'. In dit overzicht staat
de voortganger van de dienst vermeld en wanneer de dienst zich plaats vind.
Deze privacyverklaring wordt bijgewerkt wanneer de website wordt uitgebreid.
Voor meer vragen aan de beheerder van de website neem contact op met:
Alfred Zwiggelaar via het contactformulier op deze website.
Winschoten, 17 januari 2023 Versie: 1.1